Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Coleoidea käsittelee henkilötietoja. Haluamme kertoa henkilötietojen käsittelystä selkeästi ja ymmärrettävästi, jotta tiedät, mitä tietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja miten voit käyttää tietosuojaasi liittyviä oikeuksia.

Tämä tietosuojaseloste koskee Coleoidean verkkosivujen käyttöä, yhteydenottoja, asiakassuhteita, koulutuspalveluita, yhteistyökumppaneita ja muuta yrityksen toimintaan liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Coleoidea
Y-tunnus: 3508224-5
Sähköposti: info@coleoidea.fi
Verkkosivusto: coleoidea.fi

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@coleoidea.fi. Jos Coleoidealle nimetään erillinen tietosuojayhteyshenkilö, hänen yhteystietonsa lisätään tähän selosteeseen.

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia yhteydenottojen käsittelemiseksi, palveluiden tuottamiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, viestinnäksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

nimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero, jos annat sen meille
organisaation tai yrityksen nimi
yhteydenoton sisältö
koulutuksiin, tarjouksiin, tilauksiin, sopimuksiin tai asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot
asiakasviestintään ja palautteisiin liittyvät tiedot
verkkosivujen tekniseen käyttöön liittyvät tiedot, kuten evästeisiin tai palvelimen lokitietoihin perustuvat tiedot, jos niitä kerätään

Emme lähtökohtaisesti käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista vakaumusta tai muita arkaluonteisia tietoja. Jos lähetät meille oma-aloitteisesti tällaista tietoa, käsittelemme sitä vain siinä määrin kuin yhteydenoton tai asian käsittely välttämättä edellyttää.

Mistä henkilötiedot saadaan

Saamme henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi. Tietoja voi syntyä esimerkiksi silloin, kun täytät yhteydenottolomakkeen, lähetät sähköpostia, pyydät tarjousta, osallistut koulutukseen, annat palautetta tai olet yhteydessä Coleoideaan muulla tavalla.

Asiakassuhteiden ja sopimusten yhteydessä tietoja voidaan saada myös yrityksen tai organisaation yhteyshenkilöiltä, julkisista yritysrekistereistä tai muista luotettavista lähteistä silloin, kun se on tarpeen palvelun tuottamiseksi, sopimuksen valmistelemiseksi tai asiakassuhteen hoitamiseksi.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

yhteydenottoihin vastaaminen
tarjouspyyntöjen, tilausten ja sopimusten käsittely
turvallisuuskoulutusten ja muiden palveluiden suunnittelu ja toteuttaminen
asiakassuhteiden ja yhteistyösuhteiden hoitaminen
asiakasviestintä ja palveluun liittyvä yhteydenpito
laskutus, kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet
palveluiden kehittäminen ja laadun varmistaminen
väärinkäytösten ehkäiseminen, selvittäminen ja oikeudellisten vaateiden käsittely
verkkosivujen tekninen ylläpito ja tietoturvan varmistaminen

Jos Coleoidea ottaa käyttöön uutiskirjeen, markkinointirekisterin, analytiikkatyökaluja tai muita uusia käsittelytarkoituksia, niistä kerrotaan erikseen ja tätä selostetta päivitetään tarvittaessa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu aina EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen oikeusperusteeseen.

Kun vastamme yhteydenottoon, käsittely voi perustua oikeutettuun etuumme hoitaa yrityksen viestintää ja vastata meille lähetettyihin viesteihin. Jos yhteydenotto liittyy tarjoukseen, tilaukseen tai palveluun, käsittely voi perustua sopimuksen valmisteluun tai sopimuksen täyttämiseen.

Asiakassuhteisiin, koulutuspalveluihin ja laskutukseen liittyvä käsittely perustuu yleensä sopimukseen, sopimuksen valmisteluun tai lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitoa koskeviin velvoitteisiin.

Joissakin tilanteissa käsittely voi perustua suostumukseen. Näin voi olla esimerkiksi silloin, jos pyydämme erikseen luvan sähköiseen markkinointiin tai ei-välttämättömien evästeiden käyttöön. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Evästeet ja verkkosivujen tekniset tiedot

Coleoidean verkkosivustolla voidaan käyttää välttämättömiä evästeitä ja teknisiä tietoja, joita tarvitaan sivuston toimintaan, tietoturvaan ja lomakkeiden tekniseen toteuttamiseen.

Jos sivustolla käytetään analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, niistä kerrotaan erillisessä evästeilmoituksessa. Tällaisia evästeitä käytetään vain, jos siihen on lainmukainen peruste, kuten käyttäjän suostumus silloin, kun suostumus vaaditaan.

Verkkosivujen teknisiä tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi sivuston toiminnan varmistamiseksi, virhetilanteiden selvittämiseksi, tietoturvan ylläpitämiseksi ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi.

Tietojen luovutukset ja palveluntarjoajat

Emme myy henkilötietoja ulkopuolisille.

Voimme käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Tällaisia voivat olla esimerkiksi verkkosivujen ylläpitoon, lomakkeisiin, sähköpostiin, laskutukseen, kirjanpitoon, ajanvaraukseen, koulutusten järjestämiseen tai IT-palveluihin liittyvät palveluntarjoajat.

Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain Coleoidean lukuun ja vain niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot on annettu. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan tarvittaessa sopimuksin.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille silloin, kun laki sitä edellyttää tai kun se on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluita, joissa henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA-alueen sisällä.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste. Tällainen peruste voi olla esimerkiksi Euroopan komission hyväksymä tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, vakiosopimuslausekkeet tai muu tietosuoja-asetuksen sallima siirtomekanismi.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty, tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Yhteydenottolomakkeen ja sähköpostiyhteydenottojen tietoja säilytetään yleensä niin kauan kuin yhteydenoton käsittely sitä edellyttää. Jos yhteydenotosta syntyy asiakassuhde, tarjous, sopimus tai muu jatkotoimi, tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ja siihen liittyvien velvoitteiden ajan.

Asiakassuhteeseen, sopimuksiin, laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitoa ja muita lakisääteisiä velvoitteita koskevien määräaikojen mukaisesti.

Tarpeettomat, vanhentuneet tai virheelliset henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa, ellei niiden säilyttämiselle ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä.

Miten henkilötietoja suojataan

Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä tai palveluntarjoajilla, joilla on tehtäviensä vuoksi tarve käsitellä tietoja.

Suojaamme tietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla. Näitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, salasanasuojaus, järjestelmien tietoturva, varmuuskopiointi, palveluntarjoajien huolellinen valinta ja henkilötietojen käsittelyn ohjeistaminen.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi sinuun oikeudellisia vaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Jos tämä muuttuu, kerromme siitä etukäteen ja päivitämme tietosuojaselosteen.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Voit pyytää meiltä vahvistuksen siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja.

Sinulla on oikeus tarkastaa omat tietosi ja saada kopio sinua koskevista henkilötiedoista. Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti, sinulla voi olla oikeus saada itse toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Jos Coleoidea käyttää henkilötietoja suoramarkkinointiin, kerromme siitä erikseen ja tarjoamme mahdollisuuden kieltää markkinointi.

Miten voit käyttää oikeuksiasi

Voit lähettää tietosuojaa koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen info@coleoidea.fi.

Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi ennen pyynnön käsittelyä. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita, vastausaikaa voidaan jatkaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi, kerromme sinulle syyn.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojasäännöksiä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Verkkosivusto: tietosuoja.fi

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, palvelut, verkkosivujen tekninen toteutus tai lainsäädäntö muuttuvat.

Julkaisemme ajantasaisen tietosuojaselosteen verkkosivuillamme. Jos muutokset ovat olennaisia, pyrimme kertomaan niistä selkeästi ja oikea-aikaisesti.

Päivitetty: [9.7.2026]